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Appel à propositions pour l’évaluation finale du projet pilote ERF-MENFOP « Projet pilote en Education Equilibrée et Inclusive » (EEI) (Octobre 2019-Juin 2020). Clôture de l’appel: 20 Mars 2020.

     I. Contexte de l’évaluation

En janvier 2019, le Ministère de l’Éducation Nationale et de la Formation Professionnelle de Djibouti (MENFOP) et l’Education Relief Foundation ont signé un Mémorandum d’Entente (MdE) dans le but de faire avancer conjointement l’EEI. Dans le cadre de la mise en œuvre de celui-ci, un Comité Technique Conjoint (CTC) pour une Éducation Équilibrée et Inclusive (EEI) a été constitué (6 experts MENFOP et 2 experts ERF) avec pour rôle de développer une proposition de projet pilote EEI sur la base des priorités nationales, de faire le suivi de la mise en œuvre de celui-ci ainsi que de son évaluation finale. Une première réunion du CTC s’est tenue du 14 au 16 juillet à Djibouti avec pour but principal de développer une vision conjointe du projet pilote et d’en définir les grandes lignes afin de pouvoir terminer la formulation du projet de manière collaborative.

La phase de design et préparation du projet dont la finalité est de tester l’approche EEI pour montrer dans quelle mesure elle améliore les processus d’enseignement-apprentissage pour une éducation de meilleure qualité et plus pertinente en classe de 8ème dans six établissements scolaires pour les disciplines de Français, Histoire-Géographie et Sciences de la Vie et de la Terre (SVT), s’est étendue du 14 juin au 26 octobre 2019. La mise en œuvre du projet, qui aura duré neuf mois, d’octobre 2019 à juin 2020 s’est articulée de la manière suivante : elle a démarré avec une formation initiale des enseignants à l’EEI de trois jours (27-29 octobre 2019) suivie d’une mise en pratique dans les classes du 3 novembre au 26 décembre 2019 avec un accompagnement pédagogique non systématisé. Les enseignants porteurs du projet ont ensuite reçu une deuxième formation présentielle du 29 au 31 décembre 2019 avant de continuer l’introduction de l’approche EEI dans leur pratique de classe jusqu’à la fin du mois de mai 2020 avec un accompagnement pédagogique planifié cette fois-ci. 

     II. Professionnels impliqués dans la mise en œuvre du projet

Tout au long du cycle de vie du projet :

A ERF: La Directrice des Programmes et une assistante de programme travaillent à temps plein sur le projet.

A Djibouti, l’équipe du projet se décline de la manière suivante :

  • Les membres du Comité technique conjoint du MENFOP qui sont au nombre de 6 et ne consacrent qu’une partie de leur temps au projet. Le CTC a un Président nommé par le MENFOP qui coordonne l’équipe et avec ERF pour la partie institutionnelle.
  • Les membres du Comité Technique conjoint élargi sont les trois inspecteurs de Français, Histoire-Géographie et SVT, et 4 conseillères pédagogiques (CP) de Français, 2 CP d’histoire-géographie et 3 CP en SVT (11 personnes) et deux formateurs d’enseignants.
  • Les 6 chefs d’établissement EEI qui ont pour mandat d’accompagner les enseignants EEI.
  • 47 enseignants EEI.

     III. Date de fin du projet et évaluation externe

Le projet prendra fin le 30 mai 2020. ERF est maintenant à la recherche d’un évaluateur externe pour effectuer l’évaluation externe du projet.

     IV. Objectifs de l’évaluation

Cette évaluation a tout d’abord pour objectif de vérifier si les résultats attendus du projet, spécifiés dans le document de projet élaboré en 2019, ont bien été atteints. Elle devra donc répondre à une série de questions liées à l’impact et à l’efficacité du projet.

La liste des questions devra être contrastée avec le cadre logique, inclus dans le document de projet qui devra guider l’évaluation externe.

     V. Méthodologie de l’évaluation

Le prestataire est tenu de préparer, présenter et défendre l’approche méthodologique qu’il juge appropriée pour le travail d’évaluation du projet. L’évaluateur doit intégrer dans sa démarche méthodologique les principes d’éthique et de rigueur des preuves ainsi que les techniques permettant d’analyser les résultats inattendus du projet.

Néanmoins, dans tous les cas et afin de répondre aux questions d’évaluation du projet, le prestataire devra effectuer :

  • Une analyse de tous les documents pertinents du projet (tous en français) que ERF remettra au prestataire sélectionné.
  • Des entretiens à Djibouti complétés au besoin par téléphone/WhatsApp/Zoom/Skype ou par mail avec les partenaires clés du projet (les membres du CTCé, les chefs d’établissement, les enseignants et les élèves). Ainsi le prestataire sera appelé à voyager à Djibouti ville où se trouve le siège du MENFOP et 5 des 6 établissements scolaires ou le projet est mis en œuvre, le 6ème se trouvant à 30 minutes de la ville.

     VI. Rôles et responsabilités

L’évaluation sera menée par le prestataire sélectionné.

Les membres du CTC faciliteront et superviseront le processus de l’évaluation (dans la mesure du possible), en fournissant tous les documents et informations nécessaires, les contacts et les renseignements pertinents. Le CTC sera également responsable de l’approbation du rapport final.

ERF sera néanmoins le point focal du prestataire.

     VII. Les documents mis à disposition pour les prestataires qui souhaitent soumettre une offre technique et financière

ERF mettra à disposition des prestataires intéressés à mener l’évaluation du projet les documents nécessaires, en version électronique, pour la préparation de l’offre technique et financière.

Ces documents sont les suivants:

  • Le document de projet original ;
  • Le premier rapport de visite de suivi du CTC dans les 6 établissements où le projet est mis en œuvre daté du 14 février 2020.

     VIII. Résultats et livrables attendus

Les résultats de l’évaluation s’adresseront prioritairement à ERF en tant que partenaire financier du projet mais également au MENFOP de Djibouti, acteur direct et bénéficiaire de la mise en œuvre de celui-ci. L’évaluation servira à mettre en évidence les réussites du projet et à rendre ses résultats plus visibles. De plus, elle renseignera à la fois des interventions futures que ERF pourrait effectuer dans d’autres pays et ainsi que celles que le MENFOP pourrait réaliser.

Le rapport d’évaluation sera également mis en ligne sur le site web de ERF.  

Les livrables à remettre à ERF, rédigés en français, sont les suivants :

  1. Un rapport préliminaire qui contiendra la logique d’intervention de l’évaluation basée sur l’étude de documents et des entretiens ; la description des outils de collecte, les méthodes de collecte des données proposées, la matrice d’évaluation, le plan d’analyse, etc. afin de répondre aux questions et critères d’évaluation.
  2. Un rapport d’évaluation provisoire qui sera partagé avec le MENFOP-CTCé ainsi que les chefs d’établissement afin qu’ils puissent le réviser et ajouter leurs commentaires.
  3. Un rapport d’évaluation final de maximum 30 pages (sans les annexes), qui sera structuré comme suit :
    1. Page de titre
    2. Table des matières
    3. Résumé exécutif (3-4 pages)
      1. Description du projet
      2. Objectifs de l’évaluation
      3. Critères et questions d’évaluation : Impact et Efficacité, Efficience, Viabilité
      4. Méthodologie de l’évaluation
      5. Résumé des résultats et recommandations
    4. Introduction
    5. Contexte du projet
    6. Méthodologie d’évaluation
    7. Résultats de l’évaluation, question par question/critère par critère (les analyses doivent être soutenues par des données qualitatives et/ou quantitatives)
    8. Leçons apprises
    9. Recommandations sur la base des enseignements tirés (faisables, concrètes, pratiques)
    10. Conclusions
    11. Annexes (biographie des consultants, copie de la méthodologie et outils, liste des personnes interviewées/consultées, liste des documents consultés, une copie des tableaux ayant servis à l’analyse, questionnaires, transcriptions d’entretiens, etc.)

     IX. Calendrier de l’évaluation

L’évaluation devra être effectuée entre avril et mai 2020. Il est à noter que la visite de terrain dans les 6 établissements scolaires à Djibouti devra impérativement avoir lieu du 19 au 23 avril 2020, juste avant le début du mois de Ramadan. Cinq des établissements ciblés par le projet sont situés dans la ville de Djibouti et un dernier se trouve à 30 minutes à l’extérieur de la ville.

La date de remise du rapport final étant le 30 juin 2020 au plus tard. 

     X. Les étapes de l’évaluation sont les suivantes :

  1. Le rapport préliminaire sera soumis deux semaines après la signature du contrat. ERF fera ses commentaires et validera la proposition pour la poursuite du travail du prestataire. Une réunion/séance de travail virtuelle sera tenue si nécessaire.
  2. Le rapport d’évaluation provisoire sera soumis six semaines après la signature du contrat. ERF ainsi que le pays partenaire du projet feront leurs commentaires. Une réunion/séance de travail virtuelle sera tenue si nécessaire.
  3. Le rapport final d’évaluation du projet sera soumis dix semaines après la signature du contrat.

Les dates exactes du processus d’évaluation seront convenues entre ERF et l’expert/e ou l’équipe chargée de l’évaluation.

     XI. Critères de sélection

    1. Expertise requise des prestataires (100 points)

  1. Une mise en œuvre efficace de cinq projets / évaluations en soutien de l’éducation dans des pays en voie de développement est obligatoire.
  2. Un minimum de sept ans d’expérience internationale en évaluation de programmes / projets dans le domaine de la coopération internationale et dans l’éducation est souhaitée.
  3. Une expérience de travail avec le système des Nations Unies, incluant la Banque Mondiale, et/ou avec toute autre organisation internationale est souhaitée.

Les prestataires sont priés de bien vouloir fournir les preuves qui justifient que les critères sont bien remplis. 

    2. Plan de travail et approche pour l’évaluation (400 points)

Le prestataire intéressé devra soumettre une offre incluant un plan de travail et la méthodologie qui sera utilisée pour effectuer l’évaluation. Par ailleurs, le prestataire devra impérativement joindre un exemple de rapport d’évaluation récent qu’il a produit aussi pertinent que possible, en lien avec cette évaluation. 

Les offres seront considérées selon les trois critères/questions suivantes:

  • Quel est le degré de compréhension des objectifs et de ce qui est attendu dans les termes de références ?
  • Est-ce que les termes de l’offre sont clairs ? La définition et séquence des activités proposées ainsi que le calendrier sont-ils logiques, cohérents et réalistes afin que les produits prévus dans les TdR soient livrés à temps ?
  • Est-ce que l’exemple du rapport d’évaluation reçu en lien avec la thématique de l’évaluation à venir suit une méthodologie similaire à celle requise dans les TdR?

    3. Qualifications et expérience de l’équipe d’évaluation (200 points)

Le prestataire peut être un consultant individuel ou un regroupement de consultants experts nationaux et/ou internationaux.

Dans le cas d’un regroupement de consultants, une offre unique doit être soumise au nom de l’équipe car un contrat unique sera exécuté. 

    3.1 Il est obligatoire que le chef d’équipe ait les compétences suivantes:

  1. Une excellente maîtrise du français essentielle.
  2. Un diplôme d’études universitaires supérieur en éducation, en développement international ou dans des domaines proches: sciences sociales, lettres, politiques publiques, etc.
  3. Une connaissance approfondie du domaine de l’évaluation dans les contextes de développement et une expérience avérée dans l’utilisation des méthodes d’évaluation qualitatives et quantitatives.
  4. Plus de dix ans d’expérience professionnelle en évaluation de projets et de programme financés de coopération internationale et éducation.

    3.2 Il est désirable qu’au moins un membre de l’équipe ait les compétences suivantes:

  1. Une expérience préalable, et une bonne compréhension, des approches de renforcement des capacités, en particulier dans le soutien au secteur de l’éducation.
  2. Une compréhension et expérience en évaluation de programmes éducatifs internationaux avérée.

Les prestataires doivent fournir des preuves qui montrent que les critères sont remplis. Selon la grille d’évaluation, les offres avec des références/des preuves que les exigences sont bien remplies recevront plus de points. Les références des différents membres de l’équipe seront également tenues en compte pour la notation.

     XII. Soumission / expression d’intérêt

Les prestataires intéressés doivent faire leur demande en français. Celle-ci doit inclure :

  1. Le curriculum vitae de ou des expert(s)/évaluateurs(s) ainsi que des références.
  2. Une lettre d’expression de l’intérêt porté à l’évaluation qui inclura clairement que les candidats possèdent les compétences et l’expérience requises.
  3. Une proposition technique qui inclura une proposition d’approche, la méthodologie de l’approche pour la tâche, une feuille de route (ex. capacité humaine et matériel) ainsi que la chronologie du projet.
  4. Une proposition de financement qui inclura le coût total de l’évaluation (en francs suisses), les coûts de service et de voyage (dans le pays où le projet a été mis en œuvre) avec une répartition des coûts et du nombre d’heures requises pour chaque phase du programme.
  5. Un exemple de rapport d’évaluation récent effectué dans le domaine de l’éducation.

Les prestataires intéressés doivent contacter ERF à l’adresse suivante : erf@educationrelief.org en mettant pour objet « Evaluation Projet Pilote » dans le titre du mail.

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